Czy klienci zgodzą się dosyłać dokumenty wcześniej?

Większość tak, jeżeli usłyszy konkretną datę zamiast prośby o „wcześniej”. Data działa, bo daje się wpisać do kalendarza; „na bieżąco” nie działa, bo nie da się jej nie dotrzymać. Najtrudniej przestawić klientów, którzy pracują z Wami od lat — dlatego falę przydziela się przy podpisywaniu umowy.

Co zrobić z klientem, który zawsze dosyła po terminie?

Najpierw sprawdźcie, czy termin był kiedykolwiek ustalony na piśmie i czy ustalono, co się dzieje po jego przekroczeniu. Jeżeli nie, to nie jest jeszcze problem klienta. Jeżeli tak — to kwestia wyceny: klient generujący pracę w najdroższym tygodniu miesiąca powinien za ten tydzień płacić.

Czy podział na fale nie skomplikuje pracy zespołu?

Przeciwnie — zespół i tak pracuje falami, tyle że wszystkie przypadają na te same pięć dni. Trzy terminy dosyłania oznaczają trzy przewidywalne szczyty zamiast jednego nieprzewidywalnego, a przydział klienta do fali jest jedną kolumną na liście klientów.

Blog

Kalendarz miesiąca w biurze rachunkowym: jak przestać kończyć wszystko w ostatnim tygodniu

21.07.20268 min czytaniaZespół BillFacto

W skrócie

Szczyt pracy nie bierze się z terminów, tylko z tego, kiedy klienci dosyłają dokumenty.
Podziel portfel na fale dosyłania zamiast obsługiwać wszystkich w tym samym tygodniu.
Pierwsza dekada miesiąca jest w większości biur pusta — to jedyna wolna pojemność, jaką macie.
Zaplanuj też tydzień po terminie: bez niego każde opóźnienie przenosi się na kolejny miesiąc.

W większości biur rachunkowych miesiąc wygląda tak samo: dwa spokojne tygodnie, potem narastający ruch, a na końcu kilka dni, w których pracuje się dłużej, niż ktokolwiek planował. Rozkład jest tak powtarzalny, że przestaje być traktowany jak problem organizacyjny, a zaczyna jak cecha zawodu. Nie jest — jest efektem kilku decyzji, które zapadły przy podpisywaniu umów z klientami.

Szczyt tworzą klienci, nie terminy

Termin jest jeden i znany z wyprzedzeniem. Gdyby komplety dokumentów przychodziły równomiernie przez cały miesiąc, praca też rozkładałaby się równomiernie — termin wyznaczałby wtedy tylko moment wysyłki, a nie moment księgowania. Szczyt powstaje dlatego, że większość klientów wysyła dokumenty w tym samym tygodniu, a większość biur nigdy im nie powiedziała, żeby robili inaczej.

Podziel portfel na fale

Zamiast jednego terminu dosyłania dla wszystkich, ustal dwie albo trzy grupy z różnymi datami. Klient nie ma powodu, żeby się temu sprzeciwić — dla niego to ta sama praca wykonana wcześniej, a nie dodatkowa. Kluczowe jest, żeby przydzielić grupę na starcie współpracy, a nie prosić o zmianę po roku.

Przykładowy podział portfela na fale dosyłania
Fala	Termin dosyłania	Kto do niej trafia
A	do 5. dnia miesiąca	Firmy o stałym, przewidywalnym obiegu; klienci z małą liczbą dokumentów
B	do 10. dnia miesiąca	Większość portfela — domyślna fala dla nowych klientów
C	do 15. dnia miesiąca	Firmy z dużą liczbą dokumentów kosztowych spływających z opóźnieniem

Podział ma sens tylko wtedy, gdy fala A naprawdę jest obsługiwana w pierwszej dekadzie. Jeśli komplet przychodzi 5., a leży do 18., klient nauczy się w ciągu dwóch miesięcy, że wcześniejsze wysyłanie niczego nie zmienia — i wróci do starego rytmu.

Pierwsza dekada to jedyna wolna pojemność, jaką macie

Kiedy biuro zaczyna brakować czasu, pierwszym odruchem jest zatrudnienie. Zanim do tego dojdzie, warto policzyć, ile godzin zespołu przypada na dni od 1. do 10. — w biurach, które nigdy nie zarządzały falami, ta część miesiąca bywa wykorzystana w połowie. To pojemność, za którą już płacicie.

Co przenieść na początek miesiąca

Księgowanie kompletów, które przyszły w terminie — zanim dojdą spóźnialscy.
Uzgodnienia i wyjaśnienia z poprzedniego okresu, dopóki wszyscy pamiętają szczegóły.
Rozmowy z klientami zaplanowane, a nie wywołane awarią: przeglądy zakresu, zmiany stawek, wątpliwości.
Onboarding nowych firm — nigdy w ostatnim tygodniu, choćby klient bardzo chciał.

Zaplanuj też tydzień po terminie

Kalendarze biur kończą się na dacie wysyłki, jakby po niej następowała przerwa. W rzeczywistości to wtedy wraca wszystko, co zostało odłożone: pytania bez odpowiedzi, dokumenty przysłane po czasie, sprawy klientów, którym powiedziano „zajmiemy się tym po terminie”. Jeśli ten tydzień nie ma miejsca w planie, zabiera je pierwszej dekadzie kolejnego miesiąca — i szczyt wraca.

Miesiąc, który planujecie do dnia wysyłki, kończy się w praktyce tydzień później. Różnica polega tylko na tym, czy ten tydzień był przewidziany.

Od czego zacząć w tym miesiącu

Wypisz klientów i przypisz każdemu dzień, w którym realnie był gotowy komplet — z pamięci, jeśli nie ma danych.
Wybierz pięciu, którzy dosyłają najwcześniej, i formalnie umieść ich w fali A.
Nowym klientom przydzielaj falę przy podpisywaniu umowy, razem z terminem dosyłania.
Zarezerwuj w kalendarzu zespołu tydzień po terminie — jako pracę, nie jako zapas.
Po trzech miesiącach porównaj medianę gotowości kompletu z punktem wyjścia.

Najczęstsze pytania

Czy klienci zgodzą się dosyłać dokumenty wcześniej?: Większość tak, jeżeli usłyszy konkretną datę zamiast prośby o „wcześniej”. Data działa, bo daje się wpisać do kalendarza; „na bieżąco” nie działa, bo nie da się jej nie dotrzymać. Najtrudniej przestawić klientów, którzy pracują z Wami od lat — dlatego falę przydziela się przy podpisywaniu umowy.
Co zrobić z klientem, który zawsze dosyła po terminie?: Najpierw sprawdźcie, czy termin był kiedykolwiek ustalony na piśmie i czy ustalono, co się dzieje po jego przekroczeniu. Jeżeli nie, to nie jest jeszcze problem klienta. Jeżeli tak — to kwestia wyceny: klient generujący pracę w najdroższym tygodniu miesiąca powinien za ten tydzień płacić.
Czy podział na fale nie skomplikuje pracy zespołu?: Przeciwnie — zespół i tak pracuje falami, tyle że wszystkie przypadają na te same pięć dni. Trzy terminy dosyłania oznaczają trzy przewidywalne szczyty zamiast jednego nieprzewidywalnego, a przydział klienta do fali jest jedną kolumną na liście klientów.