Jak wycenić obsługę księgową, żeby nie dopłacać do klienta

Najczęstszy cennik biura rachunkowego wygląda tak: przedziały liczby dokumentów, do każdego przypisana kwota. Jest prosty do zakomunikowania i łatwy do porównania przez klienta — i to są jego dwie jedyne zalety. Nie opisuje tego, co generuje pracę, więc systematycznie zaniża cenę u klientów najbardziej kosztownych.

Co naprawdę generuje pracę

Dwie firmy z identyczną liczbą dokumentów potrafią różnić się czasem obsługi kilkukrotnie. Różnicę robi nie wolumen, tylko to, w jakim stanie dokumenty przychodzą i ile trzeba wokół nich rozmawiać.

• Liczba pytań, które trzeba zadać, żeby zaksięgować komplet — najlepszy pojedynczy wskaźnik kosztu.
• Terminowość dosyłania: komplet 5. dnia miesiąca kosztuje wielokrotnie mniej niż ten sam komplet 24. dnia.
• Liczba osób po stronie klienta, które coś przysyłają — każda dokłada własny format i własne przyzwyczajenia.
• Niestandardowe zdarzenia: leasingi, transakcje zagraniczne, korekty, kasa fiskalna, kilka rachunków bankowych.
• Rotacja pracowników u klienta, jeśli prowadzicie też kadry.

Policz koszt godziny, zanim ustalisz stawkę

Bez tej liczby żadna cena nie jest ani wysoka, ani niska — jest tylko liczbą. Koszt godziny biura to suma kosztów miesięcznych podzielona przez liczbę godzin, które realnie sprzedajecie. Kluczowe słowo to „realnie”: nikt nie ma 168 rozliczalnych godzin w miesiącu.

Do progu trzeba doliczyć marżę, ryzyko i to, że część czasu poświęcicie klientom, którzy odejdą w trakcie roku. Ale bez progu nie da się nawet stwierdzić, czy stawka 400 zł miesięcznie jest dobra — zależy to wyłącznie od tego, ile godzin ten klient zabiera.

Wyceniaj przedziałami i zapisz warunki przejścia

Stała kwota bez warunków to zobowiązanie na czas nieokreślony wobec firmy, która będzie rosła. Zamiast tego określ przedział i wprost zapisz, co powoduje przejście do kolejnego — liczba dokumentów, liczba pracowników, wejście w transakcje zagraniczne, dodatkowy rachunek bankowy.

Podwyżka, która była opisana w umowie od pierwszego dnia, jest wykonaniem umowy. Podwyżka bez takiego zapisu jest renegocjacją — i tak ją klient odbierze.

Kiedy i jak podnieść stawkę istniejącemu klientowi

Uzasadnieniem podwyżki jest zmiana zakresu, nie wzrost Waszych kosztów. Klient nie ma powodu finansować inflacji w Waszym biurze, ale ma pełne zrozumienie dla faktu, że jego firma urosła i wymaga więcej pracy. Różnica jest wyłącznie w tym, czy potraficie tę zmianę pokazać liczbami.

1. Zbierz dane za ostatnie 3–6 miesięcy: dokumenty, pracownicy, liczba pytań, terminowość.
2. Pokaż zmianę względem momentu ustalania stawki — najlepiej w jednej tabeli.
3. Podaj nową kwotę i datę wejścia w życie z wyprzedzeniem, nie od następnego miesiąca.
4. Zaproponuj alternatywę: mniejszy zakres za obecną cenę. Część klientów wybierze zakres.

Na koniec rzecz oczywista, o której łatwo zapomnieć przy liczeniu: część klientów jest nierentowna nie dlatego, że mało płacą, tylko dlatego, że pracujecie z nimi w sposób, który generuje pracę po obu stronach. Zanim podniesiesz cenę, sprawdź, czy taniej nie wyjdzie zmiana obiegu dokumentów.