Od jakiego okresu przejąć księgi?

Najbezpieczniej od początku miesiąca następującego po dacie przekazania dokumentów, a nie od bieżącego dnia. Przejęcie w połowie okresu oznacza, że dwa biura prowadzą ten sam miesiąc, i to Wy będziecie uzgadniać różnice. Jeżeli klient chce przejścia natychmiast, ustalcie na piśmie, kto zamyka bieżący okres.

Co zrobić, gdy poprzednie biuro nie przekazuje dokumentów?

To sprawa między klientem a jego poprzednim biurem — Wy nie jesteście stroną tej umowy i nie macie podstawy, żeby czegokolwiek żądać. Wasza rola to przygotować klientowi listę brakujących rzeczy i wskazać, że dokumenty stanowią jego własność. Równolegle zaplanujcie pracę tak, aby ich brak nie blokował bieżącego okresu.

Czy warto przejmować klienta w trakcie roku?

Tak, ale wycena powinna uwzględniać jednorazowy koszt wdrożenia — przejęcie w trakcie roku wymaga przeniesienia danych narastających i uzgodnienia ich z tym, co wykazał poprzednik. To praca, która nie powtórzy się w kolejnych miesiącach, więc nie powinna wchodzić do stawki miesięcznej.

Ilu klientów można przejąć jednocześnie?

Tylu, ilu jesteście w stanie obsłużyć w najgorętszym tygodniu miesiąca, a nie w średnim. Przejęcia kumulują pracę w tym samym momencie, w którym kumuluje się ją dla wszystkich pozostałych klientów — dlatego biura, które przyjmują trzy firmy naraz, zwykle tracą jedną z nich w ciągu roku.

Blog

Przejęcie klienta od innego biura: jak nie odziedziczyć cudzych zaległości

11.08.20269 min czytaniaZespół BillFacto

W skrócie

Powód zmiany biura jest najważniejszą informacją w całej rozmowie — zapytaj o niego wprost i zweryfikuj u siebie.
Ustal na piśmie datę i zakres przekazania dokumentów; poprzednie biuro nie ma interesu w tym, żeby się spieszyć.
Zaplanuj pierwszy miesiąc tak, jakby dokumentów od poprzednika nie było wcale — najczęściej i tak przyjdą później.
Zaległości poprzednika wyceń osobno od bieżącej obsługi, inaczej będziesz je odrabiać za darmo przez pół roku.

Klient przejmowany od innego biura wygląda jak łatwiejszy niż firma zakładana od zera: działa, ma historię, ma dokumenty, ktoś już to prowadził. W praktyce jest odwrotnie. Firma startująca nie ma przeszłości, którą trzeba rozplątać, ani przyzwyczajeń wyniesionych ze współpracy, która się nie udała. Przejęcie to jedyny rodzaj onboardingu, w którym pracujecie na cudzym stanie — i to Wy odpowiadacie za to, co w nim zastaniecie.

Zacznij od pytania, dlaczego klient odchodzi

To pytanie zadaje mniej biur, niż mogłoby się wydawać — brzmi niezręcznie i wygląda, jakby się szukało powodu do odmowy. Tymczasem odpowiedź decyduje o tym, ile ta współpraca będzie kosztować, a najczęściej pada szczerze, bo klient sam ma potrzebę o tym opowiedzieć.

Powody zmiany biura i co z nich wynika dla Was
Co mówi klient	Co to zwykle znaczy	Wniosek dla Waszej wyceny
„Nie odpowiadali na maile”	Klient pisze dużo i oczekuje szybkiej reakcji	Policzcie czas na komunikację, nie na dokumenty
„Za drogo”	Poprzednik podniósł stawkę — być może zasadnie	Zapytajcie o kwotę i o to, kiedy się zmieniła
„Popełnili błąd”	Może być prawdą, może być efektem braku danych od klienta	Sprawdźcie, kto miał dostarczyć to, czego zabrakło
„Biuro się zamyka”	Powód neutralny — najłatwiejsze przejęcia	Ryzyko po stronie kompletności dokumentacji, nie relacji
„Chcemy wszystko online”	Zmiana narzędzia, nie zmiana księgowego	Największa szansa na ustawienie obiegu po swojemu

Przekazanie dokumentacji: ustal datę, zanim podpiszesz umowę

Poprzednie biuro traci klienta i zwykle nie ma powodu, żeby priorytetowo zająć się kompletowaniem jego dokumentów. Nie chodzi o złą wolę, tylko o kolejność: przekazanie to praca, za którą nikt już nie zapłaci. Dlatego ustalenie terminu należy do klienta, a Wasze zadanie to podpowiedzieć mu, o co konkretnie ma poprosić.

Lista rzeczy do przekazania, spisana przez Was — klient sam jej nie ułoży, bo nie wie, co jest potrzebne.
Konkretna data, do której przekazanie ma się zakończyć, wpisana do wypowiedzenia umowy z poprzednim biurem.
Forma przekazania: co w oryginałach, co elektronicznie, w jakim formacie eksport z systemu.
Osoba po stronie klienta, która odbierze dokumenty i potwierdzi kompletność — nie Wy, bo nie znacie stanu wyjściowego.
Wasz kontakt do poprzedniego biura, ustalony za zgodą klienta — kilka pytań technicznych zawsze się pojawi.

Pierwszy miesiąc planuj tak, jakby dokumentów nie było

Najczęstszy błąd organizacyjny przy przejęciu polega na tym, że biuro rezerwuje sobie czas na obsługę nowego klienta w terminie, w którym spodziewa się kompletu od poprzednika. Komplet przychodzi tydzień później, w środku najgorętszych dni miesiąca, i pochłania czas przewidziany na wszystkich pozostałych klientów.

Co da się zrobić bez dokumentów od poprzednika

Umowa, pełnomocnictwa, umowa powierzenia danych — wszystko po stronie klienta i Waszej.
Dostępy do systemów, z których klient korzysta na bieżąco.
Ustalenie obiegu dokumentów na przyszłość: kanał, termin dosyłania, osoba kontaktowa.
Bieżący miesiąc: faktury sprzedaży i koszty, które dopiero powstają — te nie zależą od nikogo z zewnątrz.

Jeśli te cztery rzeczy zrobicie w pierwszym tygodniu, opóźnienie po stronie poprzedniego biura przestaje blokować cokolwiek poza okresami zamkniętymi. A to jedyna część, której i tak nie da się przyspieszyć.

Zaległości wyceniaj osobno

Przy przejęciu regularnie okazuje się, że coś wymaga poprawienia — brakujące dokumenty, nieuzgodnione salda, ewidencja prowadzona inaczej niż się umawiano. Jeżeli ta praca zniknie w miesięcznym ryczałcie, klient nigdy się nie dowie, że w ogóle miała miejsce, a Wy przez kilka miesięcy będziecie pracować poniżej kosztu.

Porządkowanie przeszłości i prowadzenie bieżącego miesiąca to dwie różne usługi. Jedna ma koniec, druga trwa — i tylko jedna z nich powinna być w abonamencie.

Praktycznie wygląda to tak: w pierwszym tygodniu przeglądacie dokumentację, spisujecie listę rzeczy do uporządkowania i przedstawiacie ją klientowi razem z wyceną i terminem. Klient prawie zawsze się zgadza — bo to jest właśnie ten problem, przez który zmienił biuro.

Najczęstsze pytania

Od jakiego okresu przejąć księgi?: Najbezpieczniej od początku miesiąca następującego po dacie przekazania dokumentów, a nie od bieżącego dnia. Przejęcie w połowie okresu oznacza, że dwa biura prowadzą ten sam miesiąc, i to Wy będziecie uzgadniać różnice. Jeżeli klient chce przejścia natychmiast, ustalcie na piśmie, kto zamyka bieżący okres.
Co zrobić, gdy poprzednie biuro nie przekazuje dokumentów?: To sprawa między klientem a jego poprzednim biurem — Wy nie jesteście stroną tej umowy i nie macie podstawy, żeby czegokolwiek żądać. Wasza rola to przygotować klientowi listę brakujących rzeczy i wskazać, że dokumenty stanowią jego własność. Równolegle zaplanujcie pracę tak, aby ich brak nie blokował bieżącego okresu.
Czy warto przejmować klienta w trakcie roku?: Tak, ale wycena powinna uwzględniać jednorazowy koszt wdrożenia — przejęcie w trakcie roku wymaga przeniesienia danych narastających i uzgodnienia ich z tym, co wykazał poprzednik. To praca, która nie powtórzy się w kolejnych miesiącach, więc nie powinna wchodzić do stawki miesięcznej.
Ilu klientów można przejąć jednocześnie?: Tylu, ilu jesteście w stanie obsłużyć w najgorętszym tygodniu miesiąca, a nie w średnim. Przejęcia kumulują pracę w tym samym momencie, w którym kumuluje się ją dla wszystkich pozostałych klientów — dlatego biura, które przyjmują trzy firmy naraz, zwykle tracą jedną z nich w ciągu roku.

Na koniec rzecz, o której łatwo zapomnieć w pierwszych tygodniach: klient, który właśnie zmienił biuro, porównuje Was nie z ideałem, tylko z poprzednikiem. Odpowiedź w ciągu jednego dnia roboczego i jedno zdanie o tym, na jakim etapie jest jego sprawa, robią w tym momencie więcej niż bezbłędne księgowanie, którego on i tak nie widzi.