Pierwsza osoba w biurze rachunkowym: co delegować najpierw

Moment, w którym jednoosobowe biuro zatrudnia pierwszą osobę, jest jednym z niewielu naprawdę nieodwracalnych w prowadzeniu tej działalności. Zmienia się nie tylko koszt, ale i rodzaj pracy właściciela: część dnia przestaje być księgowaniem, a staje się tłumaczeniem, sprawdzaniem i odpowiadaniem na pytania. Biura, które się na to nie przygotowały, wracają po kilku miesiącach do pracy w pojedynkę i tłumaczą to tym, że „nie udało się znaleźć właściwej osoby”.

Pierwsze miesiące są droższe niż praca solo

To jest fakt, a nie ostrzeżenie: przez pierwszy kwartał nowa osoba zabiera więcej Waszego czasu, niż go zwalnia. Wszystko, co robicie automatycznie, trzeba nazwać, pokazać i sprawdzić. Właściciel, który tego nie założył, po sześciu tygodniach dochodzi do wniosku, że „szybciej zrobi to sam” — i ma rację co do tego jednego zadania, a nie co do całości.

Deleguj to, co powtarzalne i sprawdzalne

Instynkt podpowiada, żeby oddać czynności najbardziej uciążliwe — zwykle są to trudne rozmowy i nietypowe sprawy. To najgorszy możliwy początek: są rzadkie, więc nowa osoba nie nabiera w nich wprawy, i trudne, więc każdy błąd jest kosztowny. Delegować zaczyna się od rzeczy, które powtarzają się co miesiąc i których wynik da się sprawdzić w kilka minut.

1. Wprowadzanie dokumentów dla klientów o stabilnym, przewidywalnym obiegu.
2. Kompletowanie: sprawdzanie, czego brakuje, i wysyłanie ustalonych przypomnień.
3. Przygotowanie zestawień i raportów, które i tak powstają co miesiąc w tej samej formie.
4. Bieżąca korespondencja w sprawach operacyjnych — terminy, potwierdzenia, statusy.
5. Prowadzenie wybranych, mniejszych klientów w całości, z Waszą kontrolą przed wysyłką.

Czego nie delegować w pierwszym półroczu

• Rozmów o cenie i zakresie obsługi — to decyzje właściciela, nie kompetencja stanowiska.
• Klientów, których sami uważacie za trudnych; nowa osoba nie naprawi relacji, której Wy nie ułożyliście.
• Nietypowych zdarzeń, które zdarzają się raz na kwartał — nie ma na czym się ich nauczyć.

Kontakt z klientem oddaj wcześniej, niż podpowiada instynkt

Wielu właścicieli trzyma przy sobie całą komunikację, bo klient „chce rozmawiać z właścicielem”. Skutek jest taki, że nowa osoba wykonuje pracę, o której klient nie wie, a właściciel pozostaje wąskim gardłem także wtedy, gdy nie ma nic do dodania. Wystarczy przedstawić nową osobę z imienia jako prowadzącą daną firmę i wyraźnie powiedzieć klientowi, w jakich sprawach ma pisać bezpośrednio do niej.

Jeżeli po pół roku klienci nadal piszą wyłącznie do właściciela, to nie klienci mają problem z zaufaniem, tylko właściciel nie przekazał sprawy.

Bez zapisanych zasad delegowanie nie działa

Największą przeszkodą w jednoosobowym biurze nie jest brak czasu na wdrożenie, tylko to, że proces istnieje wyłącznie w głowie właściciela. Terminy dosyłania, sposób oznaczania dokumentów, kolejność obsługi klientów, co robić przy braku dokumentu — wszystko to działa, dopóki wykonuje to jedna osoba. Druga osoba może to przejąć tylko wtedy, gdy jest to gdzieś zapisane.